Database Pengganti Arsip

Database Pengganti Arsip

Database adalah sekumpulan data yang disimpan didalam komputer atau laptop sehingga dapat dngan mudah diakses. Database berisikan data-data penting yang dikumpulkan agar mudah di kelola. Data-data yang tersimpan merupakan data yang sama atau memiliki hubungan sehingga memudahkan dalam mengelola dan memasukan data. Database lebih efisien ketimbang arsip dikarenakan yang diperlukan hanya sebuah laptop atau komputer yang memiliki aplikasi ataun software untuk menyimpan data-data tersebut. selain itu data juga lebih aman karena dapat di backup maupun di copy agar saat terjadi error tidak kehilangan semua data. Selain itu data juga mudah ditransfer kemana saja dan kapan saja secara online sehingga mengefisienkan waktu dan juga biaya. Berbeda dengan arsip yang bila diperlukan kadang harus di fotocopy kemudian dikirim melalui kantor pos dan jasa mirip lainnya sehingga memerlukan waktu dan biaya yang banyak. Data juga dapat dilindungi dengan berbagai proteksi sehingga data yang disimpan menjadi lebih aman.

            Database berfungsi untuk mempermudah dalam mengerti data-data yang bersangkutan seperti data-data prestasi suatu intansi dimana  dengan adanya database akan mempermudah kita dalam mengakses data tersebut sehingga kita menjadi lebih mudah mengerti prestasi-prestasi apa saja yang sudah dicapai instansi tersebut. berbeda dengan arsip yang sulit dalam mengerti data yang ada karena kita harus mencari data yang kita inginkan di beribu-ribu kertas sehingga arsip tidak efisien waktu seperti database selain itu setelah membaca arsip dan kita tidak menemukan data yang kita cari kita harus merapikannya dahulu walaupun kita sedang terburu-buru karena bila kita tidak merapikannya arsip tersebut dapat hilang. Pada database karena berada pada aplikasi atau software pada komputer atau laptop mempermudah dalam pencarian data yang banyak karena kita dapat membuka banyak file-file yang berisi data-data yang kita butuhkan. Database juga digunakan untuk mengelola data yang kita punya sehingga kita dapat mengatur organisasi kita menjadi lebih baik karena data-data yang kita simpan merupakan data penting yang berguna bagi organisasi tersebut baik untuk mengetahui tingkat produktif mereka maupun untuk menggunakan data tersebut pada acara-acara yang diperlukan secara efisien. Selain itu database juga digunakan untuk mengawasi data-data yang dimiliki organisasi tersebut sehingga tidak dijiplak oleh orang lain dengan mudah sehingga database bertugas untuk melindungi data-data berharga dari suatu organisasi.

            Namun database juga memiliki kelemahan dimana bila sumber data hilang maka akan sulit untuk memulihkan data-data yang hilang tersebut. selain itu terjadinya hack juga dapat terjadi jika aplikasi yang melindungi data tersebut tidak memiliki kualitas yang baik. kemungkinan untuk terkena virus juga sangat tinggi karena bisa saja apikasi-aplikasi yang melindungi data memiliki malware yang dapat membahayakan data tersebut. selain itu tidak adanya triple cek sehingga data yang dimasukkan salah dan tidak diperbaiki yang akan mempengaruhi organisasi tersebut. komputer atau laptop yang memiliki penyimpanan kurang sehingga tidak mampu menyimpan seluruh data yang akan berdampak pada performa dari komputer atau laptop tersebut.

            Walaupun  memiliki beberapa kelemahan, hal tersebut tidak akan berpengaruh besar bila dapat ditangani dengan benar. Salah satu caranya yaitu dengan memiliki banyak tempat untuk menyimpan data-data tersebut sehingga data tersebut tidak ngumpul pada satu tempat saja. Dengan membagi-bagi data tersebut juga akan menjaga komputer atau laptop yang digunakan sehingga tidak menurunkan komputer atau laptop tersebut. kemudian belajar bagaimana menangani hack-hack yang dapat terjadi sehingga tidak terjadi kehilangan data yang penting. Selain untuk menjaga data anggota organisasi juga mendapatkan keahlian tambahan dengan mempelajari hal tersebut salah satu contohnya pada Madyapadma Journalist Park yang akan meluncurkan database, bila anggota dari MP belajar bagaimana menangani hack yang mungkin terjadi juga akan menambah keahlian anggota MP dalam mengelola website MP. Kemudian memilah aplikasi yang digunakan untuk melindungi data-data yang disimpan pada komputer atau laptop tersebut sehingga tidak terdapat malware-malware yang berbahaya dapat masuk dan merusak data-data yang sudah disimpan. Kemudian diperlukan setidaknya dua orang yang bertugas dalam database tersebut dimana terdapat orang yang akan menginput atau memasukan data dan satu orang lagi bertugas untuk memeriksa kembali data-data yang sudah dimasukkan. Kemudian diadakan juga pemeriksaan secara rutin agar data-data tersebut tidak terjadi masalah-masalah yang dapat merugikan organisasi tersebut.

            Database sangat dibutuhkan terutama bagi organisasi, institusi ataupun grup besar yang memiliki banyak prestasi, arsip, dan data penting lainnya. hal tersebut dikarenakan data-data penting tersebut memiliki jumlah yang banyak sehingga agar mengefisienkan tempat diperlukan adanya database kemudian agar lebih terlindungi agar tidak dapat dijiplak oleh pihak lain sehingga diperlukan database untuk melindungi data-data penting tersebut. kemudian di zaman ini teknologi sangat berpengaruh sehingga untuk dapat mengikuti perkembangan zaman maka organisasi tersebut perlu meningkatkan keamanan data-data mereka. Bila mereka masih terlalu fokus pada arsip yang dapat dikatakan sudah ketinggalan zaman, membuat organisasi tersebut akan menjadi lambat karena mereka memerlukan waktu lama untuk mengakses data-data yang mereka cari. Kemudian mobilitas dari arsip yang lebih pendek ketimbang database yang memiliki jangkauan yang sangat luas juga merugikan organisasi bila masih terlalu fokus dengan arsip. Dengan adanya database organisasi tersebut dapat membantu bila data dibutuhkan di tempat yang jauh dari organisasi tersebut. bila menggunakan arsip kita masih harus ketempat arsip itu berada akar kita dapat mengambil data yang kita perlukan dimana sebelumnya kita masih harus mencarinya, menggandakannya dan banyak lagi sehingga tidak cocok terutama bagi mereka yang merupakan organisasi, institusi dan grup yang besar dan memiliki jangkauan yang sangat luas.

            Dengan melihat perkembangan zaman maka dapat dipastikan bahwa database dapat sepenuhnya menggantikan arsip. Namun hal tersebut bukan merupakan hal yang baik karena bila secara penuh fokus pada database dapat menyulitkan bagi organisasi tersebut karena perkembangan teknologi yang pesat saat ini membuat hacker-hacker juga meningkat semakin pesat sakin pesatnya pernah terjadi beberapa kasus hack pada tempat-tempat yang notabenenya memiliki keaman tingkat tinggi. Seperti percakapan presiden Republik Indonesia yang pernah disadap yang membutikan bahwa database yang berada di komputer atau laptop secara online juga dapat ditembus walaupun sudah memiliki aplikasi untuk melindunginya. Bahkan gedung pentagon juga pernah mengalami hack oleh beberapa orang.

            Oleh karena itu kita tidak boleh terlalu fokus pada database dan melupakan arsip karena kedua hal tersebut memiliki kekurangan namun dapat saling melengkapi. Untuk menjaga keamanan dan efisien lebih baik untuk menggunakan database dan juga arsip bersamaan sehingga kita tidak terlalu fokus pada satu hal saja yang dapat berakhir merugikan organisasi. Selain itu dengan adanya database dan arsip dapat memperbanyak cara dalam menyimpan data-data yang dibutuhkan bagi organisasi tersebut. hal ini dapat dilihat di Madyapadma Journalist Park yang menggunakan arsip sebagai penyimpan data secara offline dan database yang akan diluncurkan di Denpasar bookfair 2019.